Notion.so : Un cerveau numérique à plusieurs ?

Ma joie en découvrant: Notion

Depuis la découverte de Notion il y a maintenant plusieurs mois, lors d’une recherche de l’état de l’art des outils de collaboration et d’organisation pour un client, je suis comme un fou.

C’est une application qui permet de faire une étagère centrale de notes, de documents, de liens internet, de todo lists, de calendrier et de tables de données: une base de connaissances, un cerveau numérique ? Et à plusieurs ?

C’est gratuit, simple et rapide. Ça fonctionne dans le navigateur et en application (PC et Mac), mobile (Android et iOS), et y compris en off-line entre deux synchronisations.

Pour comprendre pourquoi je m’estime légitime à vous décrire mon opinion et mon enthousiasme, il faut que je vous avoue qu’il y a une dizaine d’année je fut un geek des outils d’organisation et de productivité personnelle. Pendant cette période j’ai tout suivi. Je connaissais les avantages et inconvénients de chaque outil ou service web et je vérifiais le respect de leur roadmap périodiquement: Remember the milk, Trello, Things, Evernote, … et tous les autres mêmes les plus obscurs.

Et bien sur, les outils ne sont rien sans les méthodes: Getting Things Done, Pomodoro, Focus, Flow, …

Oui je sais que c’est le symptôme des procrastinateurs créatifs qui détournent leur énergie de l’action immédiate au profit de la recherche de meilleures méthodes pour réaliser l’action immédiate en question. Ça vous arrive aussi ? Que cela reste entre nous.

Pour résumer une longue errance disons que depuis quelques années j’ai utilisé OmniFocus sur mon Macbook/iPhone pour mes actions/ projets et une application Python open source méconnue pour organiser ma mémoire digitale: WikidPad, dont je vais reparler dans quelques instants.

Quelques hommages indispensables

Hypertext

C’était à Paris à l’été au début des années 80 (et oui, je suis plutôt vieux) avant html et le web. Un souvenir vivace d’un étudiant américain (Berkeley ou MIT peut être ?) qui nous avait fait la démonstration d’un “new paradigm...”

Dans l’appartement d’un copain d’école d’ingénieur, l’américain sort de son sac un floppy disk d’Apple II. Le floppy souple de 120Ko à double face. 😂

Après insertion et une minute, un texte en lettres majuscules apparaît sur l’écran. Certains mots sont en “inverse vidéo” c’est à dire en noir sur fond blanc. Les flèches permettent de déplacer un curseur sur les mots. Quand positionné sur un mot en noir sur blanc, l’appui sur la barre espace provoque la navigation vers un autre texte généralement la définition de ce mot. Qui lui aussi contient des mots en inverse vidéo ouvrant d’autres portes:

l’hypertexte. Aussi prometteur que l’hyperespace mais en plus… local.

L’américain avait réussi à nous convaincre de signer chacun un NDA (accord de confidentialité) avant de nous faire cette démonstration du futur. C’est peut être sa méfiance et ses précautions dérisoires qui ont gravés ce souvenir plus profond qu’il ne le mérite sans doute. C’était une idée grandiose. Imaginez vous ma bonne dame, des mots qui naviguent vers des textes composés de mots qui à leur tour, ….

Quelle blague ridicule !!!!

Notion appelle en moi des souvenirs d’hypertext

HyperCard

Qui était en âge et en opportunité de pouvoir pianoter sur un macintosh Apple entre 1987 et 2000. Sans conteste, l’application Hypercard fut la plus mind blowing de la décennie. Ceux qui ont fait l’effort d’y pénétrer ont pu profiter d’un combo hypertexte/ langage objet. Un flash prémonitoire du Web et de la programmation objet avec 10-20 ans d’avance.

Cet utilitaire hors norme était le moyen le plus abouti pour le non-professionnel motivé de construire des applications de toutes sortes. Des tonnes de jeux, des présentations et trucs bizarres ont été développés et échangés sur HyperCard. Les petits curieux qui n’étaient pas nés et les nostalgiques peuvent faire un trip vintage ici: il y a des perles vraiment immortelles !!

HyperCard aurait pu être le premier navigateur web car tous les concepts étaient là. L’histoire rendra, j’espère un jour, justice à son génial créateur: Bill Atkinson.

Notion appelle en moi des souvenirs d’Hypercard

Je me rappelle aussi de SmallTalk sur le même MacIntosh mais soyons lucide, ce n’était pas pour l’homme de la rue. Trop peu de concepts, trop abstrait, trop lent, …. Uniquement pour les geeks.

Markdown

Markdown est une idée simple qui date de 2004 qui consiste à utiliser des conventions de formatage qui soient ‘lisibles’ dans le texte lui-même.

Quelques exemples:

• ** mot ** → mot (en gras)
• *mot * → mot (en italique)
• ## Titre → Titre en h2

Ce n’est pas une idée neuve. Un vieil éditeur de texte appelé Wordperfect utilisait cette philosophie consistant à insérer les directives d’affichage dans le texte lui même. L’avantage immédiat est qu’il suffit d’un éditeur de texte banal ignorant de tout format pour saisir et éditer un texte et son format. Bien sur il faut aussi un transformateur pour convertir ce texte simple en texte formaté. A l’origine markdown définissait seulement une correspondance avec le formatage html. C’est notamment visible aux références à h1, h2, h3 qui sont les noms des balises html de titre. Dorénavant markdown est le support généraliste pour tous les textes structurés.

Pour écrire en markdown il suffit d’un modeste éditeur de texte (SimpleText, WordPad, …). Il existe aussi des éditeurs markdown spécialisés qui offrent un confort supérieur en fournissant une visualisation du résultat final. Il y en a beaucoup, ils se répartissent selon moi en deux générations:

• Edit/Preview. On écrit dans une fenêtre en markdown , et dans une deuxième en lecture seule on voit le résultat formaté. Quelques exemples sur Macos: iAWriter, MOU, … Pleins d’autres sur PC.
• Blended, la tendance récente. On écrit en markdown et le texte se transforme à la volée en texte formaté. Le markdown originel est restitué à la demande par exportation.

Notion fait partie de la deuxième catégorie.

Markdown a récemment connu une extension très appréciée parmi les geeks et/ou néophytes: MDX. La possibilité d’étendre le langage Markdown en utilisant des composants Reactjs. Par exemple:

Notion appelle en moi des souvenirs de Markdown

WikidPad

Un wiki personnel absolument génial qui combine base de connaissance, markdown, hyper-liens et génération de pages html.

J’ai utilisé WikidPad presque tous les jours de 2006 à 2013. Cet outil créé par Jason Horman et repris en 2005 par Michael Butscher est entièrement écrit en Python. De machine en machine il m’a fidèlement suivi mais est mort doucement pour moi à mon passage sur MacOs. Toujours fonctionnel mais moins pratique que sur Windows.

Sublimes souvenirs. WikidPad m’a permis d’organiser tous les trucs dont j’aurais besoin un jour ou l’autre dans ma vie personnelle et professionnelle, mes connaissances, mes listes, mes contacts, mes todo lists, … et même écrire les billets de blog de mon site web: Une sorte de deuxième cerveau numérique!

Je ne vais pas m’étendre sur WikidPad, j’en parle car nous allons voir que sa fraternité avec Notion est troublante. C’est probablement la raison principale qui m’a fait reconnaitre la puissance de Notion au premier coup d’oeil.

Notion appelle en moi des souvenirs de WikidPad

Excel

Excel est le couteau suisse de la vie de bureau. Le néophyte et l’expert l’utilisent dans un premier temps pour eux mêmes, puis pour certains, le classeur est partagé et devient une aide pour des dizaines de personnes.

J’ai examiné des centaines de classeurs, créés par des salariés de tout niveau (l’équipier de base comptant ses heures et ses dépenses, au directeur financier préparant le budget ou un plan de développement).

Excel est capable de remplir les fonctions de:

1. stockage/mémorisation,
2. calcul /simulation
3. présentation/visualisation
4. partage/ collaboration

C’est à dire de “gérer” virtuellement n’importe quel type d’information: devis, stocks, commissions, rapports, projets, contacts, budgets, …

Excel n’est pas seulement une “feuille de calcul”, c’est un outil permettant à de non-informaticien de créer des “applications” pour aider à faire le job: C’est l’outil de développement d’application métier actuellement le plus utilisé au monde…

Au grand dam des grandes entreprises qui craignent que de précieuses connaissances métier et données échappent au système officiel et restent enfouies dans quelques cerveaux et feuilles de calcul inaccessibles.

Notion appelle en moi des souvenirs d’Excel

J’ai aussi des souvenirs de Visicalc sur Apple II. Le premier tableur au monde, ainsi que de la première version d’Excel qui est née sur Macintosh! Passons…

Notion

Le message marketing de Notion est très ambitieux:

Ecrire, planifier, collaborer, et s’organiser. Notion est tout ce dont vous avez besoin — en un outil.

Et après quelques heures passées à essayer on en arrive à croire que la promesse est bien réelle (ou presque). Je vais vous expliquer.

C’est du markdown

On tape à la volée: /h2 titre, * élément de liste ou ** mot ** : quelques différences à droite ou à gauche mais rien d’insurmontable. Il est possible d’y inclure des URL externes, des images, des pdfs, des google docs qui sont éditables sur place, des vidéos, … Les indentations s’ajustent par tab et maj-tab et on peut aussi importer ou exporter des fichiers markdown et csv.

C’est un Wiki

Nul doute que Notion permet de créer un Wiki. Tout y est, la notion de page, de hiérarchie de pages et de liens vers d’autre pages internes ou externes. Un panneau à gauche qui visualise l’arborescence des pages et une large fenêtre à droite pour afficher et éditer la page courante. Plus une capacité de glisser- déposer qui permet de déplacer des éléments dans la hiérarchie de haut en bas ou de droite à gauche et inversement.

Le tout créé un réseau de pages reliées par des liens hyper-texte locaux ou externes sur le web: un Wiki. Et un joli wiki avec des icônes pour chaque page, des images de fond et du multi-colonnes.

Très agréable et intuitif: 5 minutes d’introduction suffisent à un néophyte complet pour comprendre l’idée et commencer à pratiquer. C’est plus complexe qu’un document à plat de type Word, mais on s’y fait sans trop de difficultés sous la protection du Undo/Redo à plusieurs niveaux.

C’est une Base de Données, un calendrier, une table, un Kanban, une galerie de photos

C’est une capacité étonnante au premier abord. Une base de données Notion se transforme à la demande en table, calendrier, Kanban, mosaïque, liste, … Bien sûr quelques champs sont indispensables: le nom, une date, un statut, …

Après un temps d’acclimatation et différents essais, cela parait tellement naturel que l’on se demande pourquoi ce n’est pas comme çà depuis toujours. D’autres outils offrent cette vision (AirTable par exemple). Il est facile de prédire que cette philosophie est le nouveau standard et se répandre partout.

C’est ‘presque’ un tableur, …

Notion n’est pas vraiment un tableur. Ceux qui souhaitent réaliser des simulations aéronautique ou le calcul de leur impôt, passez votre chemin.. Mais Notion est parfait pour les calculs de base de données (des lignes partageants les mêmes colonnes). Trier, filtrer les lignes est un jeu d’enfant. Il suffit de choisir pour chaque colonne le type de données: nombre, chaîne, fichier, attribut, … Un soin tout particulier est apporté aux étiquettes qui se colorient toutes seules.

Les formules horizontales

Une colonne peut contenir une formule qui prend en entrée les attributs de la ligne courante et qui s’appliquera à toutes les lignes de la table. Si la colonne Unité est égale à ‘kg’ alors Poids (g) est la colonne Valeur multipliée par 1000 sinon par 1.

Les formules verticales

En bas de chaque colonne, il est possible d’ajouter un calcul parmi une liste prédéfinie de consolidations: somme, min, max, moyenne, nbvide, … L’air de rien le jeu de formules horizontales et verticales permettent de construire des sommes conditionnelles très utiles à bien des applications: la moyenne pondérée à un examen, le nombre de projets actifs à une date donnée, …

Le tout ressemble un peu aux Tables dans Excel.

Le relationnel

Plus fort que le tableur. Il est possible de relier par une relation deux bases de données, ou davantage. Prenons l’exemple d’une table de clients et des factures émises, qui paye quoi et inversement quoi est payé par qui:

La plus value énorme est que cette relation donne la possibilité de remonter un calcul d’une table sur l’autre (roll-up). En l’occurrence la somme par client de toutes les factures payées. Les applications sont faramineuses.

J’échange volontiers toutes les limitations de Notion en tant que tableur contre cette capacité simplissime et géniale.

Mieux qu’un tableur… pour les base de données

Notion est à la fois supérieur et plus accessible qu’Excel ou Google Sheets pour gérer des bases de données: filtre, tri, ordre et masquage de colonne, vues multiples d’une même base, … plus la possibilité de relationnel inter-table vraiment facile.

Laissons de côté pour le moment les possibilités de transformation d’une table de données en: liste, calendrier, mosaïque, kanban, … pour se concentrer sur la capacité d’avoir plusieurs vues de la même table. On peut résumer une vue par un ordre et une visibilité controlée, à la fois des lignes et des colonnes. Un peu comme un rectangle ne montrant qu’un sous-ensemble réordonné de la table entière. Génial !

Cela permet énormément de choses. Prenons l’exemple d’une table d’actions. Chaque ligne est composée des caractéristiques de l’action, et de son état (Pas démarré, En cours, Terminé), …

Notion permet de créer des vues partielles de cette table par filtrages, et tri particuliers. Ajoutons par exemple à la vue globale, deux vues qui n’affichent que les actions Finis ou que les actions En cours. Notion commute les vues selon le choix dans le menu. Une vue remplace l’autre sur place.

Cette capacité est très intéressante dans la plupart des cas où l’utilisateur “consulte” les tables. Mais s’il est nécessaire de mettre à jour la table (modification d’un attribut, addition ou suppression de lignes ou de colonnes), il n’est pas très ergonomique que la cellule en cours de modification soit soumise aux règles de visibilité de la vue courante. Par exemple, dans la vue En cours, changer l’état d’une action la fait immédiatement disparaitre de la table.

Chacun fait ce qu’il veut, moi je préfère organiser une table qu’il faut éditer en:

• la base complète (non filtrée avec toutes les colonnes visibles) en un endroit. Je la place généralement en bas de la page/ espace de travail. C’est à cet endroit qu’il faut modifier les données. Comme aucun filtre n’est actif, l’édition est naturelle et sans surprises.
• autant de tables liées que nécessaire à placer n’importe où dans la hiérarchie de pages. C’est à dire des copies liées de la base complète dont on choisit librement: ordre et visibilité des colonnes, filtres et tris des lignes. Chacune de ces tables liées se comporte comme le résultat de requêtes en lecture seule: Quelles sont les actions en cours ? Quelles sont les actions finies ?, …

Concepts très puissants parfaitement utilisables par les non-programmeurs pour répondre efficacement à pleins de questions.

C’est un générateur de sites Web

Un exemple de newsletter publiée avec Notion. Responsive et tout.

Il est parfaitement possible d’organiser une page en plusieurs colonnes qui se comportent automatiquement avec beaucoup d’élégance quand la fenêtre change de taille. Un ensemble de pages organisées en hiérarchie avec des images, des textes et des liens externes, ça ressemble étrangement à un site web.

Et là où le génial surgit, c’est quand on découvre qu’il suffit de cliquer ‘Partager’ pour obtenir une adresse publique accessible par tous: un site web avec une hiérarchie de pages.

Idéal pour un blog, une newsletter ou un tableau d’affichage.

C‘est une inbox

Vous connaissez certainement le concept de Inbox issue de la méthode Getting Things Done: “Ne rien laisser dans son cerveau, tout mettre dans la corbeille des choses à traiter”. Notion propose un Webclipper sous forme d’une extension Chrome ou Firefox. A chaque clip il est possible de choisir parmi dans les différents espaces de travail (personnels ou professionnels) ainsi que la page ou sous-page dans laquelle la référence sera insérée, le lien URL mais aussi l’image et le premier paragraphe.

Absolument très efficace, bien mieux que les “lire plus tard” ou que les différents collecteurs d’URL car:

1. l’élément est classé immédiatement dans l’espace courant
2. l’élément devient actionnable: être transformé en un événement dans un calendrier, une action à réaliser ou un document qui pourra servir plus tard.

C’est fonctionnel sur smart phone y compris en off-line

C’est vraiment bluffant sur mobile. Pas grandiose mais efficace et performant. Suffisant pour afficher toutes les informations et permettre leur mise à jour. Quel bonheur de retrouver sur son téléphone, “au débotté”, la donnée que l’on avait déposé sur Notion trois mois auparavant en se disant qu’elle pourrait servir un jour !

La version gratuite permet à un nombre illimité de membres de collaborer mais dans un espace global limité. Deux manière de lever la limite:

• en solo pour 4$ par mois, raisonnable.
• en équipe pour 8$ par mois pour chaque membre. Plus cher mais moins que Microsoft Office !!

C’est un outil collaboratif

Notion fonctionne parfaitement en collaboratif. Il faut avoir fait une session skype ou téléphone avec l’équipe pour être bluffé de la simplicité et charmé de voir l’image des curseurs miniatures des têtes de chaque membre de l’équipe qui bougent en temps réel selon ce que chacun regarde ou modifie, et découvrir instantanément les modifications s’afficher sur son écran. C’est aussi très bien avec des invités à qui on donne la visibilité sur une page et sa hiérarchie (parfait pour mettre un client/ fournisseur ou partenaire dans la boucle). La version payante permet de préciser les autorisations en écriture/ lecture/ partage de chaque membre ou groupe de membres.

C’est étonnement performant

Je sais, les sceptiques vont croire que Notion n’est qu’un jouet. C’est joli et intéressant pour quelques dizaines d’éléments au plus dans la base de données.

Mon expérience avec Notion est de presque un an. J’ai mis en place une dizaine d’espaces Notion pour moi-même, pour des associations et pour des clients, comprenant pour la plupart des centaines de pages et plusieurs bases de données jusqu’à cinq cent lignes et cinquante colonnes pour l’une d’entre elle.

Tester la performance, la réactivité et la fluidité par vous même en cliquant sur ce lien: Les Pokemon sous Notion de @DavidDelBels (809 Pokemons classés de différentes manières). Inutile de télécharger quoi que ce soit, vous avez accès à Notion depuis votre navigateur préféré y compris sur téléphone et tablette.

Cerveau numérique à plusieurs ?

Cerveau numérique à plusieurs ? Oui, absolument, c’est vrai. Cette formule est cependant un peu vague et ne décrit pas vraiment les bénéfices concrets de Notion.

Je vous propose une meilleure définition, moins romantique, qui parlera davantage aux managers et décideurs:

Notion est un générateur d’applications collaboratives de gestion de connaissance pour les non-programmeurs

La plupart des tâches et processus que vous gérez actuellement avec des outils de gestion/collaboration: gestionnaire de documents/notes, d’interactions prospect/client, de projets, de todo, Excel, Google Agenda, Docs, Sheets, Trello, Slack, … peuvent être remplacés ou complétés par Notion. Avec une simplicité et une adaptabilité étonnante:

L’équipe se “customise” elle-même Notion pour en faire l’application dont elle à vraiment besoin pour travailler efficacement

Et le futur de Notion ?

Difficile de savoir ce qui va advenir de Notion. La société Notion Labs est presque morte une première fois et s’est réincarnée en une petite équipe qui grossit tranquillement sa base installée et va peut être réussir à devenir un acteur important. Ou bien se faire racheter très cher par un déjà gros...

Je leur souhaite la première option, ils semblent en avoir la détermination et le talent. Jusqu’à maintenant ils sont admirables et font un sans faute conceptuel et ergonomique. Les mises à jour sont régulières (une par mois en moyenne) et très stables. Une API web est attendue prochainement.

Je vous invite vivement à essayer Notion, c’est gratuit. Regardez avec bienveillance les nouveaux concepts qu’il propose. Ils me semblent évidents et naturels, je crois qu’ils vont envahir tous les outils et organisations dans un proche futur.

Si vous voulez un coup de main et des conseils pour mettre en place Notion pour vous seul ou pour votre équipe, n’hésitez pas à me contacter: alain.roan@perceptible.fr (0619655383).