Notion.so, mon coup de foudre un an après.

Il y a un an j’ai écrit un billet sur l’outil Notion et mon coup de foudre pour cet outil.

🎶 “Last christmas, I gave you my heart …”. 🎶

Si vous ne connaissez pas encore Notion je vous conseille de lire ce billet, de s’inscrire et de vous renseignez sur le web et youtube. C’est gratuit et c’est super …

Valorisé à 2 milliards de dollars en Avril 2020, l’entreprise et son produit sont maintenant très connus dans “les milieux informés”.

Ce nouveau billet actualise ce qu’il faut penser à mon humble avis de l’outil avec les évolutions qui ont été livrées l’an dernier. Ma compréhension et mon expérience de l’outil ont aussi grandement augmentées. Faisons un nouveau point sur mon idylle d’il y a un an déjà.

Notion en quelques mots

Notion est assez intimidant au premier abord, terrifiant comme un écran vide avec son curseur qui clignote. Il faut passer par une phase de d’apprentissage pour réaliser qu’il s’agit d’une sorte de pâte à modeler/ lego/ kit capable de faire énormément de choses à condition de savoir ce que l’on veut et d’avoir compris les mécanismes de base. Parmi les utilisations possibles qui sont mises en avant par le créateur de Notion:

  • journal de notes : compte rendu de réunion, blog ou journal intime
  • wiki qui documente une base de connaissance partagée
  • gestionnaire de tâches et projets : planification, suivi d’avancement, rapport périodique
  • traqueur d’habitudes : nombre d’exercices physiques, de kilomètres parcourus, d’arrosage des plantes, …
  • clippeur de tout ce qu’on rencontre sur le web : url, image, tweet, … Ces liens deviennent des blocs que l’on peut actionner / transformer / classer à l’endroit adéquat
  • générateur de site web : en un clic une page et sa hiérarchie deviennent visibles sur le web à l’identique de Notion
  • CV en ligne : le plus simple des sites web
  • gestionnaire de contacts : nom, prénom, email, dernier envoi, date, …
  • base de données : livres prêtés jamais rendus, recettes de cuisine, …
  • support de tableau de bord : c’est moi qui rajoute ce cas d’usage. Voir plus loin.

C’est un mélange d’hypertexte, de markdown et de tables / relations sur un matelas de mécanismes de collaboration avec commentaires, historique, et enregistrement /restauration de versions. Il n’y a pas vraiment de limite. Les concepts élémentaires offerts par Notion permettent de construire virtuellement n’importe quel système d’organisation, collaboration et partage de l’information pour une petite ou moyenne équipe.

Les évolutions de Notion en 2020

Beaucoup d’améliorations en 2020, la plupart très intéressantes. Voici celles qui me paraissent les plus significatives :

  • Gratuit et sans limite en utilisation personnelle. Avec la possibilité de créer des invités sur n’importe quelle page, le compte pro et team ne sont pratiquement plus nécessaires.
  • Connexion avec plusieurs comptes (on passe de son espace personnel aux différents espaces pro en un clic). Grand confort pour ceux qui ont plein de comptes Notion (moi le premier).
  • Droits d’accès sur les sous-pages. Pour ceux qui deviennent sérieux avec Notion. Version payante uniquement.
  • La Timeline : bluffant, intéressant, mais pas imprimable et seulement 3 instances (?). Pas une révolution, juste un confort supplémentaire.
  • Les liens bi-directionnels. Plus de détails dans la suite.
  • La possibilité de créer une page n’importe où à la volée sans quitter la phrase que l’on est en train d’écrire. Plus de détails dans la suite.
Api where are you ?

Le truc qui fâche : l’API. Elle était déjà annoncée et attendue en 2019 et j’avais promis des fonctionnalités à des clients. Un programme de beta test promet de démarrer au premier trimestre 2021. Heureusement une API pirate permet de commencer à faire des choses intéressantes et fonctionne toujours parfaitement pour le moment. Merci aux hackers.

Les deux dernières évolutions sont selon moi majeures. Un ajout qui change l’outil et la manière de s’en servir. Ce n’est pas seulement de nouvelles possibilités, c’est aussi la mise au placard des façons précédentes d’utiliser l’outil qui deviennent en quelque sorte sous-optimales.

Les backlinks (liens bidirectionnels )

Depuis l’origine Notion permet créer des pages et d’établir des liens entre ces pages. La nouveauté d’octobre 2020 est que désormais chaque lien ajoute en tête de la page pointée un lien arrière vers l’origine du lien : la page, mais aussi l’endroit exact dans la page où le lien a été créé.

Il est possible de paramétrer la manière dont les backlinks apparaissent en haut de chaque page : invisibles, en bulles sous le curseur, visibles.

Les backlinks sont un confort de navigation et un moyen d’assurer la complétude de référencement. Ils permettent de faire beaucoup de choses de manière très efficace et élégante.

Suggestions pour tirer parti des backlinks, créer des pages pour regrouper :
- Companies/Clients/Prospects.
Chaque lien, n’importe où, entretient un historique de relations et d’informations.
- People avec les personnes importantes. Chaque lien, n’importe où, crée un historique de relations et d’informations.
- Labels, étiquettes de pages. Par exemple par thèmes (vacances, boulot, …) ou catégories (urgent, en cours, stand-by, …)
- Références/Technologies pour capitaliser et retrouver des articles et pointeurs.
- …

Pages, liens et création à la volée

Les backlinks ne sont jamais créés individuellement, ils n’existent que si des liens sont créés. C’est justement l’objet de l’autre nouveauté de 2020 qui permet de placer un lien vers une page déjà existante ou de la créer à l’endroit désiré dans la foulée sans même quitter le clavier des mains et la phrase que l’on était en train de composer !

Deux nouveaux raccourcis clavier + et [[ permettent de faire le travail.

+nom de page ou [[nom de page permettent de créer un lien vers :
- une page qui existe déjà :
Link to page
- une page créée à la volée :
New page in…
- une sous-page :
New sub-page

La nuance entre les deux ? Il faut mieux utiliser [[ si on pense que la page existe déjà et + si au contraire on est presque certain qu’il s’agit d’une nouvelle page à créer. Il y a moins de frappes clavier selon le cas. Les deux raccourcis mènent cependant l’un et l’autre vers l’intégralité des possibilités.

Il faut un entrainement pour arriver à bien maîtriser depuis le clavier les différentes options. A la souris c’est aussi possible et plus facile mais plus lent…

Les raccourcis /link, /mention et @ permettent également de créer des liens.

Regardez le manuel officiel pour tout savoir.

La sous-page est aussi une nouveauté 2020. Elle n’a pas tout à fait le même statut que les pages classiques. Les classiques ont des flèches ↗️ , les sous-pages ont simplement l’icône de page sans flèche.

Les liens vers des URL externes du web apparaissent comme partout ailleurs en souligné.

La ligne de base de données est le troisième et dernier type de page. Elle existe depuis la première version de Notion.

La nouvelle capacité de création de pages à distance fonctionne aussi dans les bases de données. Prenons le cas banal d’une table Projet qui contient la liste des tâches. Chaque ligne contient une date de début, de fin, une priorité. La nouvelle capacité permet pendant que l’on rédige le compte rendu d’avancement hebdomadaire du projet d’ajouter une tâche dans la liste sans quitter la page courante. Bien sûr il faudra plus tard se rendre dans la table et compléter les attributs manquants : début, fin, priorité.

Avantages/ désavantages et usages de chaque type de page

Il y a aujourd’hui 3 types de pages dans Notion. Que faire avec chacune ?

Autant la page normale semble seulement dédiée aux entités uniques en leur genre ainsi qu’au rôle de conteneur à tout faire, les domaines d’utilisation des sous-pages et lignes de base de données ne sont pas si clairs. Il est recommandé d’hésiter parfois entre les deux. A première vue il semble que le critère de choix principal soit : attributs communs entre pages.

Les 2 hiérarchies de Notion

Il y a deux manières simultanées de structurer l’information dans Notion. Le nouveau venu qui découvre est tenté d’interpréter la hiérarchie du menu de gauche avec ses triangles qui plient et déplient leur contenu, comme des sortes de dossiers contenant des fichiers et d’autres fichiers. C’est une erreur.

  • un texte composé de chapitres (une table des matières).
  • Les toggles, des sous-paragraphes masquables
  • les multi colonnes, une sorte de hiérarchie horizontale
  • une page qui référence d’autres pages (le menu de gauche montre l’arborescence)
  • un même page peut être mentionnée/ référencée de n’importe quelle autre page.

Et toutes les assemblages de ces deux façons de faire.

Il ne faut pas cependant confondre les deux :

  • un texte structuré en chapitres et sous-chapitres reste un tout au delà du déplacement des paragraphes
  • une hiérarchie de pages est déconnectée du contenu de la page et de la table des matières (changer l’ordre des pages dans la hiérarchie du menu de gauche n’affecte en rien l’apparence du texte )

Notion pour 1 et Notion pour N

Notion pour soi seul est un formidable outil permettant de ranger tout ce qui est utile pour plus tard, par exemple : numéro de sécu, PUK des SIMs, le manuel de la chaudière, la liste de course, les photos du mariage à classer, le cours de biologie, …

Tout est accessible en lecture et écriture sur mobile, tablette, desktop et navigateur. Une simple recherche de mot affiche les pages par ordre de pertinence. Une page peut être partagée avec quelqu’un en particulier ou se transformer en une page web visible de tous.

Génial le deuxième cerveau !!!

Mais le vrai potentiel de Notion s’enclenche quand on l’utilise à plusieurs. : des textes, des tables, des listes, des liens (wiki), des clips (pointeurs vers des URL, tweet, posts, …) , des images, un système de commentaires pour permettre aux parties prenantes de consolider des connaissances, débattre et de prendre des décisions en commun.

Ce n’est pas le modèle 1 écrivain — n lecteurs avec des droits d’accès et demandes de modifications, ni le modèle collaboratif sur git comme hackmd (à regarder). ll n’y a plus vraiment d’auteur initial, par défaut tout le monde peut modifier tout. C’est très déroutant au début. Et parfois même agaçant quand découvrant quelque chose d’étrange dans un vieux texte et ne pouvant pas trop retrouver rapidement l’historique des modifications de ce bloc en particulier on demande à la cantonade : “Mais qui a ajouté ce truc ?”. Il faut reconnaitre que ce n’est pas forcément adapté à toutes les applications.

Bien sûr il est aussi possible de structurer et de gérer des droits pour éviter que tout le monde puisse modifier n’importe quoi, mais l’option par défaut est complètement démocratique.

Le bon côté des choses est que par défaut le contenu partagé devient une sorte de co-propriété. Et cela change tout : travail d’équipe, team building, empowerment, … Quand tout va bien, c’est comme si on passait d’une communication discrète aller puis retour (emails, posts, push, …) à un échange en continu. Le moindre commentaire, changement de couleur d’un mot, déplacement d’un paragraphe, provoque des réactions et mises à jour. On perd le fil de la chronologie des interactions qui ont lieu en parallèle. Tout devient continu.

Ne convient pas à tout le monde. Essayez vous me direz ce que vous en pensez.

La master database

L’idée est pour chaque base de données de systématiquement distinguer :

  • une master database (/table-inline) exhaustive à l’état brut, sans filtre ni tri
  • des multiples ré-utilisations particulières permettant de présenter un sous-ensemble des données (/create linked database) grâce aux possibilités offertes par les databases.

La linked database duplique la master database (pas un copier coller, un lien) et permet d’en présenter un sous-ensemble grâce aux :

  • filtres (élimination de lignes répondant à des conditions logiques sur les attributs)
  • masquages et ordre des colonnes
  • ordre ou tris des lignes (sur des critères de lignes)
  • vue des données selon divers formes : table, board, calendrier, liste, galerie, timeline.

Ce n’est pas un principe imposé par Notion mais c’est sans conteste la façon la plus efficace d’organiser les choses. Je vais vous expliquer.

Pourquoi ne pas directement consulter la master database me demandez vous ? Et bien parce que changer les filtres, masquages, tris et vues pour faire apparaitre à chaque fois quelque chose oblige à défaire les réglages précédents de la table !!

Avoir autant de bases liées que d’utilisations permet de faire chaque réglage (filtre, masquage, tri, vue) une fois pour toute et de voir les mises à jour (ajout, suppression, changement d’attributs) se propager automatiquement dans toutes les bases liées.

Prenons l’exemple d’une liste de sociétés dans une table avec différents attributs :

  • site web
  • logo
  • téléphone standard
  • contact : Nom, Prénom, email
  • dernier contact : date, lieu,

Il est possible de créer plusieurs vues :

  • table complète
  • galerie des logos avec numéro de téléphone,
  • timeline des contacts

Les mises à jour sont aussi permises dans les bases liées. A condition de bien être conscient que la mise à jour d’un attribut d’une ligne peut faire disparaitre la ligne de la vue courante. Par exemple l’assignation à quelqu’un d’autre que moi dans la table qui filtre uniquement mes tâches fait immédiatement disparaitre la ligne. Merci ctrl -z ou retour à la master database en cas de mauvaise manipulation.

Notion comme support aux tableaux de bord

Depuis le début, Notion est capable d’intégrer des liens de pages web et de les présenter dans un cadre de dimension ajustable.

Une page web peut être virtuellement n’importe quoi y compris des visualisations d’indicateurs (KPI) sur l’état d’un business.

2 sources possible pour les données, potentiellement combinables :

  • une base externe, un fichier csv, json, un classeur Excel ou Google sheet, ..
  • une base de données Notion

La prochaine publication de l’API devrait permettre une utilisation souple et simple tout en préservant la confidentialité et la sécurité des données précieuses confiées à Notion. Pour le moment il faut soit rendre publique une page Notion pour y accéder ou bien confier le Token Notion qui donne accès à toutes les données à une application tierce : pas très rassurant.

Il existe déjà plusieurs services qui utilisent (ou pas) l’API non officielle pour proposer des choses plus ou moins utiles. Quelques exemples existants sur le web à la date de publication de ce billet, sans garantie d’intérêt ou de bon fonctionnement :

  • Notionmetrics : widgets de statistiques (Google analytics, mailchimp, stripe, …)
  • Vizydrop : graphes et tables à partir de données csv, json, google sheets, …
  • Chart Nerd : graphes et tables à partir d’une base de données Notion
  • Indify: des widgets généraux (météo, horloge, calendrier, compte à rebours, …)
  • perceptible : synthèse de table Notion sous forme de diagrammes à la Google Forms. Ma contribution aux tableaux de bord Notion. Utile à plusieurs clients mais encore beta test pour le moment. Feed back apprécié.

La sortie officielle de l’API va permettre de passer à la vitesse supérieure pour constituer et exploiter des tableaux de bord dans Notion. Un prochain billet y sera entièrement consacré. J’y travaille déjà.

Je vous invite vivement à essayer Notion, c’est gratuit. Regardez avec bienveillance les nouveaux concepts qu’il propose. Ils me semblent évidents et naturels, je crois qu’ils vont envahir tous les outils et organisations dans un proche futur.

Si vous voulez un coup de main et des conseils pour mettre en place Notion pour vous seul ou pour votre équipe, n’hésitez pas à me contacter: alain.roan@perceptible.fr (0619655383).

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